کارکرد * حیطه

شرح وظیفه

برنامه ریزی

1-       تدوین برنامه عملیاتی سالیانه امور پشتیبانی دانشگاه

2-       برنامه ریزی و سیاست گذاری و انجام کلیه اموراجرایی در جهت تامین و تهیه کالا و خدمات مورد نیاز برای کلی واحدهای دانشگاه

3-       برنامه ریزی سیاست گذاری بمنظور نگهداری و توزیع کالای موردنیاز دانشگاه

4-       برنامه ریزی ، ساماندهی و اجرای امور مناقصات ، مزایده ، ترک تشریفات امور قراردادها شرایط عمومی و اختصاصی متناسب با وظایف سازمانی دستگاه

5-       برنامه ریزی در جهت افزایش درآمد اختصاصی واحد ها از طریق واگذاری های اجرای ومزایده و فروش اموال اسقاطی و کمک به صرفه جویی و کاهش هزینه های دانشگاه با استفاده از ابزارهای متخلف قانونی

6-       برنامه ریزی و مدیریت منابع انرژی و هزینه ها

7-       برنامه ریزی و اجرای امور رفاهی در زمینه برنامه های فرهنگی ، اجتماعی و تفریحات کارکنان

8-       برنامه ریزی و ساماندهی امور دبیرخانه ای ، اتوماسیون اداری ، تلفنخانه و پایگاه اطلاع رسانی در جهت اجرای طرح تکریم ارباب رجوع

9-       برنامه ریزی و انجام امور نگهداشت ، تعمیرات و بازسازی تاسیات و فضاهای فیزیکی دانشگاه بانظارت فنی واحد منابع فیزیکی و طرح های عمرانی دانشگاه

10-    برنامه ریزی و سیاست گذاری اجرای امور خدمات پشتیبانی کلیه واحد های دانشگاه

11-    برنامه ریزی جهت اجرای صحیح خرید پوشش های بیمه ای در سطح دانشگاه

12-    ساماندهی و مدیریت کارآمد درجهت استفاده بهینه از منابع فیزیکی دانشگاه

سازماندهی و فرآیند ها

13-    بازنگری و اصلاح دوره ای فرآیند ها و روش های انجام کار ( ستادی ومحیطی ) با مشارکت های واحد های مرتبط ( با اولیت فرآیندهایی که منجر به ارائه خدمات الکترونیکی به مردم می شود )

14-    ارتقاء کیفی فرآیند برگزاری مناقصات و انعقاد قراردادها و نظارت براساس چک لیست های تخصصی

15-    برنامه ریزی جهت مشارکت بخش غیر دولتی در فرآیندهای قابل واگذاری

16-    ساماندهی امور رفاهی به منظور اجرای نظارم پرداخت های غیر مستمر و کمک های مستقیم و غیر مستقیم به کارکنان

17-    ارتقاء بهبود  روش های اجرا و مستندسازی امور به صورت مکانیزه

18-    تدوین ، بازنگری و به روز رسانی شاخص ها و استاندارهای امور خدمات پشتیبانی

19-    ساماندهی و استفاده بهینه از فضاهای فیزیکی دانشگاه

20-    بهبود روش ها وارتقاء کیفیت خدمات پشتیبانی

21-    تشکیل کمیته و کارگروه های تخصصی در امورخدمات پشتیانی

نیروی انسانی                  ( آموزش وتوانمندسازی )

22-    مشارکت در نیاز سنجی ، تدوین واصلاح بسته آموزشی تخصصی برای کارکنان حوزه خدمات پشتیبانی در سطح دانشگاه

راهبری و هدایت

23-    ایجاد و بروز رسانی بانک های اطلاعاتی الکترونیک برای راهبری ونظارت بر عملکرد خدمات پشتیبانی و فرآیند های اصلی در واحد مربوطه

24-    استقرار نظام مدیریت کیفیت ومشارکت در حوزه خدمات پشتیبانی دانشگاه

پایش و نظارت

25-    تهیه و بازنگری شاخص های ارزیابی عملکرد براساس استاندارهای مربوط

26-    تهیه و بازنگری چک لیست و ابزارها پایش ( با تاکید بر فن آوری اطلاعات )

27-    بهره گیری از باخوردهای عملکرد به سیستم بمنظور اصلاح و بهبود روش های فرآیندهای انجام کار

28-    پایش دوره ای و منظم رضایتمندی ذینفعان اصلی

29-    ایجاد سیستم داشبورد نظارتی برای رصد شاخص های مهم پیامدی

30-    برنامه ریزی و اجرای بازدیدهای گروه نظارت و ارزیابی عملکرد از امور خدمات پشتیبانی واحد های تابعه

31-    نظارت و ارزیابی بر نحوه عملکرد شرکت های طرف قرارداد براساس چک لیست های مربوطه

32-    نظارت بر امور واگذاری خدمات به بخش غیر دولتی در واحد های تابعه

هماهنگی درون بخشی و برون بخشی

33-    هماهنگی با واحدهای درون بخشی برای پیشبرد برنامه های مرتبط

34-    تهیه و ارائه پیشنهاد های کاربردی برای طرح در شوراها و کمیته های برون سازمانی مرتبط با حوزه کاری و پیگیری مصوبات

تهیه گزارش و مستند سازی

35-    تهیه دوره ای ومظنم گزارش عملکرد واحد منطبق با سیاست ها و برنامه عملیاتی ( با تحلیل گزارش های آماری دریافتی از واحد های محیطی ومحاسبه شاخص ها )

36-    برنامه ریزی و به روز رسانی بانک اطلاعات و آمار در حوزه خدمات پشتیبانی دانشگاه

بودجه بندی و تحلیل اقتصادی

37-    مشارکت در فرآیند بودجه ریزی برنامه های عملیاتی واحد های مرتبط

38-    برآورد و انجام ارزیابی های هزینه کارایی و هزینه اثر بخشی در حوزه خدمات پشتیبانی

39-    محاسبه هزینه و قیمت تمام شده خدمات پشتیبانی

40-    تجزیه و تحلیل داده ها و تعیین قیمت پایه جهت خدمات قابل واگذاری

41-    برنامه ریزی جهت پرداخت قراردادهای خرید خدمت و هزینه های ستاد دانشگاه

نوآوری و پژوهش

42-    بهره گیری از فناوری های نوین در جهت بهبود فرآیندهای تعالی سازمانی و بهبود عملکرد

43-    استفاده از فناوری اطلاعات برای تسهیل و تسریع در انجام امور از طریق ایجاد سامانه های الکترونیکی